Datenschutzerklärung

Wer verantwortlich ist

VELM, eine vereinfachte Aktiengesellschaft französischen Rechts mit einem Gesellschafter (SASU) mit einem Stammkapital von 5.000 €, eingetragen im Handels- und Gesellschaftsregister Paris (RCS) unter der Nummer 104 221 841, betreibt Truviate und ist Verantwortlicher für die Kontodaten. Für den Inhalt der von Ihnen hochgeladenen Dokumente bleiben Sie (oder Ihr Unternehmen) Verantwortlicher; VELM handelt als Auftragsverarbeiter nach Ihren Weisungen. Kontakt: support@truviate.com.

Was wir verarbeiten

Kontodaten

• E-Mail-Adresse, Name, Name des Arbeitsbereichs und Rolle.
• Authentifizierungsereignisse, Sitzungskennungen und Status der Multi-Faktor-Authentifizierung.
• Abonnementstatus und von unserem Zahlungsdienstleister vergebene Abrechnungskennungen. Kartennummern speichern wir nicht.

Hochgeladene Dokumente

• Verträge und Leistungsbeschreibungen (PDF, DOCX).
• Zeit-, Ausgaben- und Rechnungsexporte (CSV, XLSX, PDF), die Namen Ihrer Mitarbeitenden und Ihrer Kunden enthalten können.

Abgeleitete Daten

• Aus einem Vertrag vorgeschlagene Abrechnungsbedingungen und die Regeln, die Sie daraus bestätigen.
• Feststellungen, Berechnungsschritte, Einträge im Evidence Trace und Ihre Bestätigungs- bzw. Ablehnungsentscheidungen.

Nutzungsdaten

• Produktereignisse (zum Beispiel: Preflight erstellt, Regel bestätigt) mit Kennungen und Zeitstempeln.
• Fehlerberichte mit technischem Kontext. Dokumentinhalte, Vertragsauszüge und Beträge sind ausgeschlossen.

Warum wir sie verarbeiten

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und verwenden hochgeladene Dokumente nicht zum Trainieren von Modellen.

• Zur Erbringung des Dienstes: Preflights ausführen, Feststellungen anzeigen, eine prüfbare Aufzeichnung der Entscheidungen führen (Vertragserfüllung).
• Zur Verwaltung von Konten und Abonnements sowie zum Versand transaktionaler E-Mails (Vertragserfüllung, gesetzliche Pflicht zur Rechnungsstellung).
• Um den Dienst sicher und funktionsfähig zu halten und zu verstehen, welche Funktionen genutzt werden (berechtigtes Interesse, beschränkt auf das oben beschriebene Minimum).

Wie lange wir sie aufbewahren

• Hochgeladene Rohdateien und der daraus extrahierte Text: bis Sie sie löschen (jedes Mitglied mit einer aktuellen Zweitfaktor-Verifizierung, in den Dateneinstellungen) oder bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist Ihres Arbeitsbereichs (standardmäßig 30 Tage; der Eigentümer des Arbeitsbereichs kann sie zwischen 7 und 90 Tagen festlegen); danach werden sie beim täglichen Lauf nach Fristende automatisch gelöscht. Name, Größe und Prüfsumme der Datei bleiben in den Datensätzen des Arbeitsbereichs erhalten, solange dieser besteht.
• Bestätigte Regeln mit ihren Klauselauszügen, KI-Vorschläge mit ihren Auszügen, normalisierte importierte Zeilen, Feststellungen, Berechnungen und Entscheidungen: solange Ihr Arbeitsbereich besteht. Regeln und Vorschläge sind der Vereinbarung des Kunden zugeordnet und werden über Abrechnungszyklen hinweg wiederverwendet; importierte Zeilen, Feststellungen und Entscheidungen sind dem Preflight zugeordnet. Das Abbrechen eines Entwurfszyklus oder das Archivieren eines Kunden blendet sie in der Anwendung aus, löscht sie aber nicht. Gelöscht werden sie, wenn der Eigentümer den Arbeitsbereich löscht.
• Kontodaten: für die Dauer des Kontos, danach Löschung innerhalb einer angemessenen Frist nach der Schließung, soweit nicht Rechnungsunterlagen gesetzlich aufzubewahren sind.
• Nutzungs- und Fehlerdaten: für einen begrenzten, rollierenden Zeitraum, der dem Betrieb angemessen ist.

Wer sonst beteiligt ist

Wir setzen eine kleine Zahl von Auftragsverarbeitern ein, die jeweils vertraglich gebunden sind und nur für die genannte Aufgabe eingesetzt werden:

• Hosting und Content Delivery.
• Datenbank und Dateispeicher.
• Identität und Authentifizierung.
• KI-Anbieter, für die Extraktion von Abrechnungsbedingungen und Zuordnungsvorschläge. Vertragstext wird nur für die Dauer der Anfrage übermittelt.
• Zahlungsabwicklung.
• Transaktionale E-Mails.
• Produktanalyse und Fehlerüberwachung, die keine Dokumentinhalte erhalten.

Einige Auftragsverarbeiter können außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums tätig sein; in diesem Fall stützen sich Übermittlungen auf anerkannte Garantien wie Standardvertragsklauseln. Eine aktuelle Liste der Auftragsverarbeiter ist auf Anfrage erhältlich.

Ihre Rechte

Je nach Ihrem Standort haben Sie möglicherweise das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten, das Recht, bestimmten Verarbeitungen zu widersprechen oder sie einschränken zu lassen, sowie das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen. Das meiste davon können Sie direkt erledigen: Dateien löschen, Preflights löschen oder Ihren Arbeitsbereich schließen. Für alles Weitere schreiben Sie an support@truviate.com.

Cookies

Wir verwenden Cookies, die erforderlich sind, um Sie angemeldet zu halten und Formulare zu schützen, sowie ein Cookie, um Ihre Sprache zu speichern. Analyseereignisse werden, sofern aktiviert, über unsere eigene Domain gesendet und nicht für Werbung verwendet.

Änderungen

Wir aktualisieren diese Seite, wenn sich unsere Verarbeitung ändert, und vermerken hier das Datum der letzten Überarbeitung. Siehe auch die Nutzungsbedingungen und die Sicherheitsübersicht.