Politique de confidentialité

Qui est responsable

VELM, société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU) au capital de 5 000 €, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 104 221 841, exploite Truviate et est le responsable du traitement pour les données de compte. Pour le contenu des documents que vous téléversez, vous (ou votre cabinet) restez responsable du traitement et VELM agit en qualité de sous-traitant, sur vos instructions. Contact : support@truviate.com.

Ce que nous traitons

Données de compte

• Adresse e-mail, nom, nom de l'espace de travail et rôle.
• Événements d'authentification, identifiants de session et statut d'activation de l'authentification multifacteur.
• Statut de l'abonnement et identifiants de facturation émis par notre prestataire de paiement. Nous ne stockons pas les numéros de carte.

Documents téléversés

• Contrats et énoncés de travaux (PDF, DOCX).
• Exports de temps, de dépenses et de factures (CSV, XLSX, PDF), qui peuvent contenir les noms de vos collaborateurs et de vos clients.

Données dérivées

• Conditions de facturation proposées à partir d'un contrat et règles que vous confirmez à partir de celles-ci.
• Constats, étapes de calcul, entrées de l'Evidence Trace et vos décisions de confirmation ou de rejet.

Données d'utilisation

• Événements produit (par exemple : preflight créé, règle confirmée) avec identifiants et horodatages.
• Rapports d'erreur avec contexte technique. Le contenu des documents, les extraits de contrat et les montants en sont exclus.

Pourquoi nous les traitons

Nous ne vendons pas de données personnelles et n'utilisons pas les documents téléversés pour entraîner des modèles.

• Pour fournir le service : exécuter les preflights, afficher les constats, conserver une trace auditable des décisions (exécution d'un contrat).
• Pour gérer les comptes et les abonnements, et envoyer des e-mails transactionnels (exécution d'un contrat, obligation légale en matière de facturation).
• Pour maintenir le service sécurisé et opérationnel, et comprendre quelles fonctionnalités sont utilisées (intérêt légitime, limité au minimum décrit ci-dessus).

Combien de temps nous les conservons

• Fichiers bruts téléversés et texte qui en est extrait : jusqu'à ce que vous les supprimiez (tout membre disposant d'une vérification récente du second facteur, depuis les réglages de données), ou jusqu'à la fin de la période de conservation de votre espace de travail (30 jours par défaut ; le propriétaire de l'espace peut la régler entre 7 et 90 jours), après quoi ils sont supprimés automatiquement lors du passage quotidien qui suit la fin de la période. Le nom, la taille et l'empreinte du fichier sont conservés dans les enregistrements de l'espace de travail aussi longtemps que celui-ci existe.
• Règles confirmées et leurs extraits de clause, propositions de l'IA et leurs extraits, lignes importées normalisées, constats, calculs et décisions : aussi longtemps que votre espace de travail existe. Les règles et les propositions sont rattachées à l'accord du client et réutilisées d'un cycle de facturation à l'autre ; les lignes importées, les constats et les décisions sont rattachés au preflight. Abandonner un cycle en brouillon ou archiver un client les masque dans l'application sans les supprimer. Ils sont supprimés lorsque le propriétaire supprime l'espace de travail.
• Données de compte : pendant toute la durée de vie du compte, puis suppression dans un délai raisonnable après la clôture, sauf lorsque la loi impose de conserver les pièces de facturation.
• Données d'utilisation et d'erreur : pendant une période glissante limitée, adaptée aux besoins d'exploitation.

Qui d'autre intervient

Nous faisons appel à un petit nombre de sous-traitants, chacun lié par contrat et utilisé uniquement pour le rôle indiqué :

• Hébergement et diffusion de contenu.
• Base de données et stockage de fichiers.
• Identité et authentification.
• Fournisseur d'IA, pour l'extraction des conditions de facturation et les propositions de rapprochement. Le texte du contrat n'est transmis que pour la durée de la requête.
• Traitement des paiements.
• E-mails transactionnels.
• Analyse produit et surveillance des erreurs, qui ne reçoivent aucun contenu de document.

Certains sous-traitants peuvent opérer en dehors de l'Espace économique européen ; dans ce cas, les transferts reposent sur des garanties reconnues telles que les clauses contractuelles types. La liste à jour des sous-traitants est disponible sur demande.

Vos droits

Selon votre lieu de résidence, vous pouvez disposer d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement ou de portabilité de vos données personnelles, d'un droit d'opposition ou de limitation de certains traitements, et du droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle. Vous pouvez exercer l'essentiel de ces droits directement : supprimer des fichiers, supprimer des preflights ou fermer votre espace de travail. Pour toute autre demande, écrivez à support@truviate.com.

Cookies

Nous utilisons les cookies nécessaires pour maintenir votre session et protéger les formulaires, ainsi qu'un cookie pour mémoriser votre langue. Les événements d'analyse, lorsqu'ils sont activés, transitent par notre propre domaine et ne sont pas utilisés à des fins publicitaires.

Modifications

Nous mettrons cette page à jour lorsque nos traitements évolueront et y indiquerons la date de la dernière révision. Voir aussi les conditions d'utilisation et l<security>aperçu de la sécurité</security>.